نرم افزار مدیریتی

نرم افزارهای مدیریتی
یک نرم افزار مدیریتی نرم افزاری است که برای مدیریت و کنترل کارکنان، برنامه‌ریزی پروژه‌ها، تخصیص منابع و زمان‌بندی انجام کارها استفاده می‌شود. این ابزارها به مدیران و همچنین کل اعضای تیم کمک می‌کنند تا فرایندها، فعالیت‌ها، مخارج، کیفیت و تمام اسناد رد و بدل شده در طول پروژه را کنترل کنند. در ضمن، نرم‌ افزارهای مدیریتی می‌توانند به عنوان بستری برای آسان‌تر شدن همکاری بین سهام‌داران یک شرکت یا پروژه عمل کنند. از مدیریت منابع و بودجه گرفته تا مدیریت اعضای تیم، هرکدام از وظایف یک مدیر آن‌قدر پیچیده هستند که مطمئناً شما برای انتخاب نرم افزار مدیریت باید موارد زیادی را در نظر بگیرید. اما تحقیقات و مطالعات ما نشان داده که به طور کلی، هر نرم افزار مدیریتی باید 5 جنبۀ کاربردی داشته باشد تا در نهایت به درد شما بخورد:

اول: لیست وظایف یا Task list
نرم افزارهای مدیریتی با امکان اختصاص دادن و به روز رسانی وظایف به شما کمک می‌کند کارهای مهم‌تر را در اولویت خود قرار دهید. این‌طوری مطمئن خواهید بود که همۀ اعضای تیم شما در مسیر درست حرکت می‌کنند .

دوم: برنامه ها یا Schedules
ابزارهای مدیریتی که دارای قابلیت تقویم، نمودار گانت یا برنامه‌ریزی روزانه یا هفتگی باشند، نسبت به گزینه‌های دیگر برتری دارند. این قابلیت‌ها به شما کمک می‌کنند بفهمید کار یک پروژه تا کجا پیش رفته و هر کدام از افراد تیم چه فعالیت‌هایی در راستای پیشبرد کار انجام داده‌اند.

سوم: به ‌اشتراک‌گذاری فایل یا File sharing
با امکان اشتراک‌گذاری و سازماندهی اسناد کلیدی پروژه، دیگر زمان تلف شده‌ای برای جستجوی فایل‌ها را نخواهید داشت و همۀ افراد از طریق یک دیتابیس واحد، به فایل‌های مهم دسترسی خواهند داشت.

چهارم: ارتباط یا Communication
نرم افزارهای مدیریتی حتماً باید قابلیت ارتباط داشته باشند. چون اگر مدیر و اعضای تیم به صورت روان و ساده با هم در ارتباط باشند، تمام مشکلات در اسرع وقت حل خواهند شد و دیگر نیاز به مکاتبات کاغذی هم نخواهد بود.

پنجم: گزارش‌دهی یا Reporting
بهترین نرم افزارهای مدیریتی قابلیت گزارش‌دهی و گزارش‌گیری دارند. این‌طوری مدیران می‌توانند مطمئن باشند پروژه در حال پیشرفت است و همۀ وظایف به موقع انجام می‌شوند.

با در نظر گرفتن این جنبه‌ها، حالا می‌توانیم نگاهی به بهترین نرم افزارهای مدیریت در دو بخش پروژه و کسب و کار بیندازیم. البته انواع نرم‌افزار مدیریت در بازار وجود دارد که باید طبق نیاز، امکانات آن نرم‌افزار مدیریت کسب‌وکار و همینطور بودجه موردنظرتان یک نوع را انتخاب کنید.

نرم افزار مدیریت کسب و کار چیست؟
سیستم های مدیریت کسب و کار کمک می کند تا کارکرد اداری، روزمره کسب و کار را به طور اتوماتیک حفظ کنید که شرکت شما را هماهنگ می کند، مانند: مدیریت تماس مشتری، مدیریت کارکنان، سفارش و مدیریت موجودی، وظیفه و زمان ردیابی
به طور معمول، ” نرم افزار مدیریت کسب و کار ” به یک مجموعه یکپارچه اشاره دارد که شامل چندین برنامه جداگانه، اما مرتبط با آن در یک راه حل است. با این حال، سایر سیستم ها در اطراف منطقه کسب و کار خاصی مانند مدیریت ارتباط با مشتری ( CRM ) یا حسابداری تمرکز خواهند کرد. نرم افزار مدیریت کسب و کار برای اکثر عملیات روزانه در کسب و کار طراحی شده است. نیازهای کسب و کار به وسیله صنعت متفاوت است و ویژگی های دقیق این ابزار نیز می تواند متفاوت باشد، بنابراین برای خریداران احتمالی برای اطمینان از انتخاب سیستم با شرایط سازمانی آنها اهمیت دارد. به عنوان مثال، نیازهای یک خرده فروش از تولید کننده متفاوت خواهد بود. به همین ترتیب، خرده فروش ممکن است نیاز به یک سیستم مدیریت کسب و کار با نقطه فروش داشته باشد، در حالی که تولید کننده احتمالا نیاز به برنامه ریزی مواد مورد نیاز ( MRP ) دارد. مطمئنا می توان گفت که نرم افزار مدیریت کسب و کار ساخته شده از همه چیز بسیار ساده و آسان برای تجزیه و تحلیل برای خانه های کسب و کار است .

برخی نرم افزارهای مدیریت کسب و کار

• Wylie systems
این یکی از بهترین نرم افزار مدیریت کسب و کار برای خانه های کسب و کار کوچک است و بر اساس cloud based است. این پشتیبانی از چندین توابع مانند مدیریت داده های فروش، داده های مالی، اطلاعات موجودی، نقطه فروش اطلاعات، سوابق مشتری و … می باشد. این نرم افزار به طور کامل تمام اطلاعات مربوط به مشتری مانند گزارش پیشرفت، رزرو و لغو را مدیریت می کند و برای برنامه ریزی های ایمیل مفید است. هر دو فروش، آنلاین و همچنین خرید POS می توانند از طریق این نرم افزار ردیابی شوند و این ویژگی شگفت انگیز است که با ادغام این نرم افزار با بلوتوث می توانید یک رکورد مستقیم از تمام اطلاعات مبتنی بر موجودی داشته باشید.

• Logicbox
این نرم افزار همچنین مدیریت کسب و کار مبتنی cloud based است. این ایده آل برای نیازهای شرکت های متوسط کسب و کار مناسب است. بهتر است برای پشتیبانی از CRM شناخته شود. تمام توابع مدیریت ارتباط با مشتری را می توان در یک مکان واحد با استفاده از این نرم افزار که اجازه می دهد دسترسی به اطلاعات حیاتی در کوتاه مدت زمان یکپارچه شود، صورت گیرد. ویژگی استثنایی این نرم افزار این است که می توان آن را طبق الزامات خاص هر کسب و کار، سفارشی کرد زیرا تمام ماژول های آن به سادگی قابل تغییر هستند. یکی به راحتی به یک پایگاه داده سفارشی، اطلاعیه های سفارشی، گزارش های سفارشی، اطلاعات تحلیلی و خیلی بیشتر دسترسی پیدا می کند.

• Booker
این یکی از بهترین نرم افزار مدیریت داده مبتنی بر cloud based برای کسب و کارهایی است که در بخش خدمات فعال هستند. کسانی که به طور فعال با مشتریان ارتباط برقرار می کنند، دوست دارند از این نرم افزار استفاده کنند؛ زیرا تمام داده های مربوط به مشتری را به طور کامل مانند یک پایگاه داده بی عیب مشتری، فرآیند جستجوی جدید مشتری، روش رزرو وقت قرار ملاقات، به روز رسانی موجودی، سوابق فروش، گزارش نگهداری مشتری و غیره …. مدیریت می کند. همچنین اطلاعات POS، فعالیت های تجارت الکترونیک، اطلاعات مالی و سایر اطلاعات حیاتی را هماهنگ می کند.

• BP Logix Process Director
BPlogix یک نوع نرم افزار مدیریت رعایت شده است و می توان بدون هیچ مشکلی به آسانی آن را یکپارچه کرد. این مناسب برای هر دو بخش دولتی و همچنین شرکت های خصوصی است. این می تواند بر اساس cloud based یا مبتنی بر پیش فرض باشد. ابزار فرم ساز، عالی با این نرم افزار پشتیبانی می شود که از طریق آن می توان فرم ها را نیز ایجاد و اصلاح کرد و همچنین پشتیبانی از اعتبار سنجی داده ها نیز وجود دارد. سپس امضا ها انجام می شود، و در نهایت، تمام تناقض ها در زمان با این نرم افزار هوشمندانه برآورده می شوند. گزارش های حسابرسی می تواند به راحتی با این نرم افزار مدیریت و رمزگذاری داده ها و چند سطح احراز هویت نیز وجود دارد.

• Wrike
این نرم افزاربه طور کامل مدیریت مبتنی بر cloud based است که توسط خانه های کسب و کار برای مدیریت پروژه استفاده می شود. برخی از ویژگی های آن ابزار همکاری اجتماعی، اختصاص، تنظیم و ردیابی تمام برنامه ها و همچنین مهلت ها، اولویت بندی هر گونه تخصیص به عنوان نیازهای سفارشی، ردیابی گزارش پروژه، تنظیم برنامه، یکپارچگی با اسناد، دسترسی به فایل های لازم و خیلی بیشتر می باشد . این نرم افزار بسیار مفید است که می تواند نیازهای مشخص شده صنایع مختلف صنعتی مربوط به پروژه های آنها را برآورده کند.

• mHelpDesk
نرم افزار Mhelpdesk مدیریت کسب و کار یک گزینه مناسب برای آن دسته از شرکت هایی است که field based services را انجام می دهند. این کمک می کند تا در سازماندهی و مدیریت درخواست خدمات از مشتریان مختلف، ایجاد صورتحساب، کمک در تولید گزارش های به موقع، مدیریت داده های مشتری و خیلی بیشتر. برای تسهیل کار کارکنان بخش، می توانید به راحتی دسترسی پیدا کنید حتی اگر اتصال به اینترنت یا پشتیبانی تماس نباشد. این سیستم کاملا مبتنی بر ابر است و بسیاری از تنظیمات آن می توانند توسط صاحبان کسب و کار به دلایل خاص مورد نیاز خود باشند.

• iBE.net
این نرم افزار همچنین یک محیط برای مدیریت مبتنی بر پروژه است، اما خدمات مبتنی بر وب است که امکان ادغام آسان تمام جزئیات پروژه و در نتیجه تسهیل حسابداری پروژه را فراهم می کند. این می تواند یک انتخاب مناسب برای شرکت های متوسط باشد و ویژگی هایی مانند ردیابی زمان و هزینه، مدیریت صورتحساب، گزارش های صورتحساب، دسترسی به اطلاعات تحلیلی، گردش کارهای قابل تنظیم، به روز رسانی مالی، پشتیبانی از CRM و خیلی موارد دیگر می باشد. این نرم افزار در زمینه هایی مانند مدیریت، بازاریابی، خدمات مشاوره ای، مهندسی و غیره استفاده می شود.


• BizAutomation
این نرم افزار با ویژگی های ترکیبی است زیرا می تواند داده های CRM را با ویژگی های مبتنی بر ERP ( سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی ) ادغام کند. بنابراین استفاده از آن در زمینه های مختلف مانند مدیریت، مدیریت پروژه ها، تجارت الکترونیک و سایر زمینه ها نیز می تواند باشد. این یک نرم افزار مدیریت کسب و کار cloud based است و متمرکز و همچنین روش آسان برای عملیات تجاری فراهم می کند. این برای شرکت های کوچک و متوسط که در بازاریابی، فروش خرده فروشی، توزیع، مشاوره و غیره … مناسب است.

• MINDBODY
این نرم افزار مبتنی بر cloud based است و برای کسب و کارهای کوچک و متوسط که در آن بسیاری از قرار ملاقات ها و رزروها به صورت روزانه انجام می شود. برخی از مشتریانی که این نرم افزار را دوست دارند، افرادی هستند که در کسب و کارهایی مانند آبگرم ها ، ورزشگاه ها، مدارس رقص، مراکز تناسب اندام و غیره … مشغول به کار هستند، زیرا آنها نیاز به نرم افزار دارند تا برنامه های روزانه مشتریان را به صورت موثر مدیریت کنند. ویژگی های این نرم افزار پشتیبانی مانند رزرو، برنامه ریزی خودکار، مدیریت لیست انتظار، کمپین های تبلیغاتی، تولید گزارش، اطلاعیه ها و تنظیم هشدار، مدیریت حقوق و دستمزد برای کارکنان، ثبت و چک کردن چک و بسیاری از ویژگی های دیگر… می باشد.

• Workfront
نرم افزار Workfront هم مدیریت پروژه مبتنی بر cloud based است و قبلا توسط نام At Task محبوب شده است. با استفاده از این نرم افزار، هر پروژه می تواند کارآمد و با استفاده از انواع مختلف خانه های کسب و کار مانند کسانی که با IT، حسابداری، مشاوره و دامنه های دیگر استفاده می کنند ، کارآمد می شود. بیشترین ویژگی ها شامل نگهداری برنامه های پروژه، سفارش سازی گزارش های پروژه، سازمان مدیریت گردش کار صحیح، ابزار ارتباطی عالی برای تعامل در سطوح مختلف سازمان، تخصیص آسان وظایف، تخصیص منابع و خیلی موارد دیگر است. این نوع انعطاف پذیری و سازگاری از نرم افزار است که می تواند برای کسب و کار بسیار مفید باشد.

درباره مدیریت پروژه
مدیریت پروژه امروزه به یکی از مهم ترین ارکان هر سازمان تبدیل شده است، به طوری که وبسایت معتبر Computer World در مقاله ای اعلام کرد که اولویت شرکت ها برای استخدام، بعد از متخصصین IT به مهندسین مدیریت پروژه اختصاص دارد. هر سال تقاضا برای مدیریت پروژه بیشتر شده و این تقاضا دائما دامنه دانش وسیع تری را فرا می گیرد. پیش بینی می شود چابکی عرصه فناوری اطلاعات، کنترل پروژه از راه دور با دستگاه های هوشمند، مدیریت ریسک و امنیت داده ها هر روز اهمیت بیشتری پیدا کنند. با توسعه کسب‌وکارها در سال‌های گذشته، مدیریت پروژه‌ در سازمان‌ها بسیار اهمیت یافته‌ است. به طوری که هر کسب‌وکاری باید افراد متخصص، مسئولیت‌پذیر و آگاه به فرایند مدیریت پروژه را برای کسب مزایای رقابتی در سازمان خود داشته باشد. تاثیر وجود یک فرد متخصص و مسلط بر مدیریت پروژه‌های سازمان، غیر قابل انکار است و نباید نادیده گرفته شود. مدیریت پروژه شامل قوانین و اصولی است که چگونگی شروع پروژه، نحوه‌ی اجرا، قوانین و برنامه‌ریزی‌های لازم برای اجرای آن را مشخص کند. قطعا هر پروژه‌ای اهداف مشخصی دارد که مدیر پروژه با آگاهی کامل از ویژگی‌های پروژه و ظرفیت و توان تیم برای پیشبرد آن‌ها، برنامه‌ریزی کند.
ویژگی‌های یک پروژه عبارتند از:
• موقت است
• آغاز و پایان مشخصی دارد
• شامل کارهای روتین نمی‌شود
• می‌تواند شامل افرادی خارج از سازمان باشد
• منابع مشخصی دارد

نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟
نرم افزار مدیریت پروژه(Project management software) یکی از نرم افزار مدیریتی است و به مدیران پروژه‌ها کمک می‌کند تا بتوانند به بهترین شکل ممکن کارهای مدیریتی پروژه از جمله برنامه‌ریزی، شروع، چگونگی اجرا و پایان آن را انجام دهند. بنابراین آشنایی با نحوه عملکرد نرم افزارهای مدیریت پروژه لازم است.

برترین نرم افزارهای مدیریت پروژه

• ترلو (Trello)
نرم افزار مدیریت پروژه ترلو یکی از پرکاربردترین و فراگیرترین نرم افزارهای مدیریت پروژه است که به صورت کاملا رایگان در بستر وب و به صورت اپلیکیشن‌ برای سیستم‌ عامل‌های اندروید و آیفون وجود دارد.
استفاده از نرم افزار ترلو را می‌توان به استفاده از تخته وایت‌برد یا کاغذهای رنگی تشبیه کرد که افراد وظایف و برنامه‌هایشان را روی آن‌ها می‌نویسند و در صورت انجام دادن، جلوی آن‌ها تیک می‌زنند با این تفاوت که این سیستم‌ سنتی، قابلیت‌های لازم برای ارسال وظایف به همه‌ی اعضای تیم را ندارد و موجب اتلاف وقت و هزینه می‌شود و عملکرد یکپارچه‌ و منسجمی هم ندارد. مدیران پروژه با استفاده از نرم افزار ترلو می‌توانند وظایف اعضای تیم خود را مشخص و میزان پیشرفت انجام هر کدام از وظایف توسط افراد را ارزیابی کنند. کارها به دست اعضا را بسنجند. همچنین مدیران می‌توانند در صورت نیاز به صورت آفلاین وظایف را تغییر دهند.

• آسانا (Asana)
نرم افزار مدیریت پروژه آسانا یکی از نرم افزارهای کاربردی است که می‌توان به صورت دقیق‌ و جزئی‌ برای مدیریت وظایف از آن استفاده کرد. افراد می‌توانند در آن گزارش لحظه‌ای داشته باشند، بدون نیاز به ایمیل فایل‌های مورد نظر خود را بارگذاری کنند و در مواقع دلخواه در آن به گفت‌وگو و تبادل اطلاعات بپردازند.
همچنین می‌توان از این نرم افزار به صورت تخصصی در BPMS بهره برد.

• رایک (Wrike)
نسخه رایگان نرم افزار رایک تنها قابلیت ایجاد وظیفه و پیگیری آن را در اختیار کاربران قرار می‌دهد و برای برخورداری از امکانات بیشتر و پیشرفته‌تر باید این نرم افزار را خریداری کرد.

• اینستا گانت (Instagantt)
نرم افزار مدیریت پروژه اینستا گانت یکی از نرم افزارهای مدیریت پروژه آنلاین است که کاربران می‌توانند از قابلیت گانت (Gantt) آن استفاده کنند. یعنی افراد می‌توانند اطلاعات پروژه را به صورت یک‌جا وارد نرم افزار کنند و میزان پیشرفت و اجرای پروژه را به صورت مرحله به مرحله بسنجند. اینستا گانت یکی از ابزارهای آنلاین نرم افزار آسانا است و حتی در صورت عدم استفاده از آسانا افراد می‌توانند از قابلیت‌های این ابزار مانند مشخص کردن وظایف، تعیین زمان انجام آن‌ها و نظارت بر عملکرد دیگر کاربران بهره‌مند شوند. با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه اینستا گانت، مدیران پروژه می‌توانند برای تیم پروژه وظیفه تعیین کنند، اطلاعات مورد نیاز خود را از آن استخراج و به راحتی آن را به فرمت‌های مورد نظر خود مانند pdf، عکس و اکسل تبدیل کنند.

• پروف هاب (Proof Hub)
ابزار مدیریت پروژه پروف هاب یک نرم افزار با محیط کاربری ساده و استفاده از آن برای کاربران بسیار آسان است. این نرم افزار برای دو سیستم عامل اندروید و آیفون عرضه شده است و کاربران در آن می‌توانند مانند دیگر نرم افزارها وظایف را تعیین و نحوه عملکرد را مورد بررسی قرار دهند. از مزایای نرم افزار مدیریت پروژه پروف هاب می‌توان به ۶ زبانه بودن آن اشاره کرد که سبب می‌شود مدیران پروژه بتوانند از آن در کارهای بین‌المللی هم بهره ببرند.

• کلیک آپ (Click Up)
با نرم افزار مدیریت پروژه کلیک آپ، مدیران پروژه می توانند انواع وظیفه اعم از وظایف کوچک یا بزرگ را تعیین و نحوه انجام و میزان پیشرفت آن‌ها را ارزیابی کنند. در این نرم افزار به راحتی می‌توان برای کاربران سطح دسترسی تعریف کرد تا بتوانند بر اساس نیازی که دارند، داده‌ها را مشاهده کنند.

• ماندی (Monday)
نرم افزار مدیریت پروژه ماندی شامل تمام امکانات نرم افزارهایی مثل آسانا، ترلو و اسلک است و از آن می‌توان برای کارهایی از جمله ارتباطات تیمی، مدیریت پروژه و مدیریت اطلاعات مشتریان استفاده کرد.
در این نرم افزار می‌توان مشتریان را در قسمتی به نام Board دعوت کرد تا ا بتوانند از روند انجام کارها آگاه شوند و بدین ترتیب از اتلاف وقت جلوگیری کرد.
• تیم ورک (TeamWork)
تیم ورک مانند دیگر ابزارها، مناسب برای ایجاد وظایف، برنامه‌ریزی و پیگیری انجام کارها است. در این نرم افزار امکان استفاده‌ی ۳۰ روزه به صورت رایگان برای کاربران امکان‌پذیر است.