مدیریت محتوای سازمانی یا ECM چیست؟
اصطلاحات زیادی مرتبط با نرم‌افزارهای سازمانی وجود دارد این اصطلاحات شامل مدیریت دارایی‌های دیجیتال (DAM)، سیستم مدیریت اسناد (DMS)، سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) و سیستم مدیریت محتوای سازمانی (ECM) است.
سیستم مدیریت محتوای سازمانی (Enterprise Content Management) در واقع استراتژی‌ها، روش‌ها و ابزارهایی است که برای ضبط، مدیریت، ذخیره، حفظ و ارائه محتوا و اسناد مرتبط با فرآیندهای سازمانی استفاده می‌شود. این معماری است که اسناد و محتوای مربوط به کسبوکار شما را به هم متصل کرده، آنها را قابل جستجو، قابل کاوش، سازماندهی شده و در نهایت معنادار می‌کند.
هر سازمان دارای ذی‌نفعانی در داخل و خارج از سازمان است؛ از خریداران و فروشندگان تا تامین‌کنندگان، مشاوران، رقبا، مشتریان و سایر ذی‌نفعان. هر کدام از این ذی‌نفعان اطلاعاتی را به سازمان ارسال و برعکس اطلاعاتی را دریافت می‌کنند. این تبادل اطلاعات شامل فرآیندهایی است که ECM بیشتر روی این فرایندها تمرکز می‌کند.
فرض کنید که در یک سازمان مانند دانشگاه، یکی از دانشجویان اطلاعات خود را برای ثبت‌نام تحویل می‌دهد. این اطلاعات و اسناد باید دریافت، بررسی و صحت‌سنجی شود. در نهایت فعالیت‌های لازم روی آن انجام شده و در نهایت براساس این اطلاعات، ثبت نام فرد انجام شود.
بنابراین مدیریت محتوای سازمانی ، اصطلاحی فراگیر برای فرآیندها و فناوری‌هایی است که کسب‌وکارها را در جمعآوری، ذخیره‌سازی، ارائه و استفاده از اطلاعات ضروری پشتیبانی می‌کند. چنین اطلاعاتی می‌تواند اطلاعات جمعیت‌شناختی مشتری، تاریخچه سفارش، سوابق پزشکی بیمار یا هر مورد دیگر باشد. افرادی که داده‌ها را دریافت می‌کنند، می‌توانند از کارمندان و ذی‌نفعان داخلی تا مشتریان و شرکای تجاری متفاوت باشند.
پنج ستون معرف ECM
محتوا
مفهوم محتوا، هر مفهوم الکترونیکی شامل سوابق، داده‌ها، فراداده‌ها و همچنین اسناد و وب‌سایت‌ها را در برمی‌گیرد. این محتوا فقط اطلاعات بدون ساختار یا با ساختار ضعیف نیست، بلکه امروزه داده‌های ساختاربندی شده که از طریق راهکار ECM مدیریت می‌شوند را نیز شامل می‌شود.
بر این اساس، دو نوع محتوا بر حسب نوع استفاده و چرخه حیات آنها وجود دارد: محتوای دینامیک که می‌تواند تغییر کند و محتوای استاتیک یا غیرقابل تغییر که در آرشیو نگه داشته می‌شود. کار ECM این است که محتوا را به دست آورد، به صورت امن آن را مدیریت و برای پردازش بعدی آماده کند.
مفهوم محتوا در EMS، هر مفهوم الکترونیکی شامل سوابق، داده‌ها، فراداده‌ها و همچنین اسناد و وب‌سایت‌ها را در برمی‌گیرد که در پردازش اطلاعات قابل استفاده باشد، بنابراین تنها مدیریت محتوا کافی نیست. اگرچه دسترسی صحیح به یک سند یا سابقه مهم است، اما شرکت‌ها باید فرا‌تر از این عمل کنند. محتوا باید به گونه‌ای مدیریت شود که بتوان از آن برای تحقق اهداف کسبوکار استفاده کرد. در مرکز این استراتژی، ابزار‌ها و تکنولوژی‌های ECM وجود دارد که چرخه حیات کامل محتوا را از تولد تا مرگ آن مدیریت می‌کند.
همکاری
ECM با فراهم کردن اطلاعات مورد نیاز، فارغ از زمان و مکان آن، از فرآیندهای همکاری و رویکردهای مختلف کار گروهی و ارتباطی پشتیبانی می‌کند. این رویکرد‌ها عبارتند از:
- ارتباط مستقیم از طریق گفت‌وگو، برگزاری مجمع‌ها، پیام‌های فوری، ویدئو کنفرانس و تکنولوژی‌های دیگر
- حمایت از چرخه پردازش از طریق فراهم کردن اطلاعات در پردازش
- پشتیبانی از کار پروژه‌ای با ابزارهای مختلف
- پشتیبانی از مدیریت دانش از طریق پایگاه داده هدفمند و آماده‌سازی اطلاعات مورد نیاز
تبعیت
تبعیت یکی از محرک‌های بازار برای ECM است. اجرای ملزومات قانونی و تنظیمی با مستندسازی فرآیند، ذخیره‌سازی ایمن و قابلیت پیگیری معاملات، نیازی حیاتی برای هر بنگاه اقتصادی یا دفتر اداری است. البته این موضوع فقط به تبعیت از مقررات مربوط نمی‌شود، بلکه تبعیت از اطلاعات در فرآیندها را نیز شامل می‌شود.
پیوستگی
امروزه نیاز ما به قابلیت دسترسی و صحت اطلاعات الکترونیکی بیشتر و بیشتر می‌شود و اطمینان از دسترسی اطلاعات امری پر هزینه است. ECM تکنولوژی‌ها و روش‌هایی را برای ذخیره‌سازی امن اطلاعات فراهم می‌کند و بر این اساس، امکان پیگیری معاملات را به وجود می‌آورد، اطلاعات را از دسترسی‌های غیرمجاز حفاظت می‌کند، امکان بازیابی اطلاعات را در پایگاه‌های داده و موتورهای جستجو به وجود می‌آورد، داده‌ها را در فولدرهای الکترونیکی مجازی ارایه می‌کند، داده‌ها را در اپلیکیشن‌ها ذخیره می‌کند و از ابزارهای «ریکاوری» برای ذخیره‌سازی اطلاعات در مواقع بحرانی استفاده می‌کند.
هزینه
صرفه‌جویی در هزینه، همراه با توسعه کارآمد و ایجاد حوزه‌های جدید کسبوکار، یک اولویت مهم است. راه‌اندازی ECM بسیار هزینه‌بر است؛ به ویژه در مرحله اجرا. اما سرمایه‌گذاری در آن باعث می‌شود تا از طریق جمعآوری اطلاعات مورد نیاز، پشتیبانی از همکاری و پردازش‌ها، ساده‌سازی عملیات و مدیریت، توسعه روش‌های کاری و بسیاری راهکارهای دیگر هزینه‌های خودش را تامین کند.
ECM اطلاعات را از منابع مختلف جمعآوری کرده و آنها را کنترل می‌کند و به این ترتیب، هزینه‌ها را در حوزه‌های هسته‌ای ECM و نیز هر حوزه دیگری از فناوری اطلاعات، کاهش می‌دهد. با درنظر گرفتن این فاکتور، تمرکز اصلی سازمان‌ها نباید بر بازگشت سرمایه اولیه باشد، بلکه ایجاد دگرگونی پایدار در سازمان مهم‌تر است. می‌توان گفت ECM یک زیرساخت لازم برای بهینه‌سازی عملیات در کسبوکار است.
جایگاه سیستم مدیریت محتوای سازمانی ECM در دنیای امروز
مدیریت محتوای سازمانی (ECM) به یک فناوری مهم مدیریت داده ها به خصوص برای سازمان‌های متوسط و بزرگ تبدیل شده است. ECM در برگیرنده مدیریت سند الکترونیکی، مدیریت محتوای وب، مدیریت دارایی‌های دیجیتالی و مدیریت رکوردهای الکترونیکی (ERW) است. زیرساخت‌های ERM به کاهش هزینه‌ها، به اشتراک گذاشتن آسان محتوا در تمامی سازمان، به حداقل رساندن ریسک، خودکار کردن فرآیندهای دستی و زمانی فشرده و هزینه‌بر و یکی کردن چندین وب سایت به یک پلت فرم واحد کمک می‌کند.
چرا بهره گیری از سیستم مدیریت محتوای سازمانی ECM ؟
درحالی‌که هر سازمانی اهداف و نیازهای منحصربه‌فردی دارد، ابزارECM مبتنی بر فضای ابری، راهکار مشترکی ارائه می‌دهد که اولویت اول آن امنیت است. ارتباطات می‌تواند از طریق قراردادهای خدمات شرکت گرفته تا مکاتبات مشتری، مسائل بازاریابی و سایر موارد دیگر ایجاد گردد. در این حالت هنگامی‌که کاربران مجاز، به‌کل جزئیات حول یک پروژه احتیاج دارند؛ می‌توانند به‌آسانی آن را پیدا کنند. پس بهتر است استفاده از نرم‌افزار محتوای سازمانی را در اولویت کار خود قرار دهید تا نتایج کارآمد آن را در تیم خود ببینید.
